Besucher sind nicht von der japanischen gesetzlichen Krankenversicherung erfasst, Sie zahlen die Versorgung also vor Ort und reichen sie danach bei Ihrer Reisepolice ein. Die meisten Versicherer wollen drei Dinge: einen Nachweis, was Ihnen fehlte, einen Nachweis, wie viel Sie gezahlt haben, und einen Nachweis, dass Sie es gezahlt haben.
In der Praxis heißt das: ein ärztliches Attest, ein detaillierter Beleg und ein Zahlungsnachweis — drei Teile, die am selben Tag viel leichter zusammenkommen, als sie zwei Wochen später von einem anderen Kontinent aus zu beschaffen sind.
Dieser Leitfaden deckt den Ablauf von Anfang bis Ende ab. Wenn Sie das Attest selbst brauchen, behandelt unser Leitfaden zu ärztlichen Attesten genau dieses Dokument; für Bescheinigungen an Arbeitgeber, Hochschule oder Fluggesellschaft siehe den Leitfaden zur Krankschreibung.
Was Versicherer üblicherweise verlangen
| Unterlage | Was sie belegt |
|---|---|
| Ärztliches Attest | Die Diagnose oder den Anlass des Besuchs, das Datum sowie Name und Qualifikation der behandelnden Ärztin |
| Detaillierter Beleg | Was Ihnen berechnet wurde, aufgeschlüsselt und nicht als eine einzige Summe |
| Zahlungsnachweis | Dass Sie tatsächlich gezahlt haben: die Kontobewegung oder die Zahlungsbestätigung |
| Apothekenbeleg | Die Medikamentenkosten, die getrennt von der Sprechstunde berechnet werden |
| Ihre Policennummer und das Schadenformular | Was Ihr konkreter Versicherer verlangt; die Formulare unterscheiden sich |
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Versicherer und Police, und kein Artikel kann Ihnen sagen, was Ihrer akzeptiert. Lesen Sie die Bedingungen oder fragen Sie direkt nach: Dieser eine Anruf ist es, der eine abgelehnte Erstattung verhindert.
Melden Sie sich früh bei Ihrem Versicherer
Viele Policen erwarten eine Meldung innerhalb einer bestimmten Frist nach der Behandlung, und manche verlangen ab einem gewissen Betrag oder für alles jenseits einer routinemäßigen ambulanten Versorgung eine Vorabgenehmigung. Die meisten haben zudem eine 24-Stunden-Notrufnummer, die vor einer großen Ausgabe genutzt gehört und nicht danach.
Wenn Ihr Fall leicht ist und Sie eine überschaubare Sprechstundengebühr zahlen, genügt eine Meldung im Nachhinein meist. Wenn es eskaliert — eine Krankenhausaufnahme, ein Flugwechsel, alles, was einen Rücktransport betrifft —, rufen Sie zuerst dort an.
Holen Sie sich die Unterlagen noch am selben Tag auf Englisch
Eine außerhalb Japans bearbeitete Erstattung liest jemand, der kein Japanisch liest. Von vornherein auf Englisch ausgestellte Unterlagen sparen einen Übersetzungsschritt — und die Verzögerung, während eine Sachbearbeiterin Rückfragen zu etwas stellt, das sie nicht lesen kann.
Bei einer Online-Sprechstunde werden das ärztliche Attest auf Englisch und der detaillierte Beleg auf Englisch als Teil jeder Sprechstunde ausgestellt, ohne gesonderten Antrag und ohne Aufpreis. Wenn Ihr Versicherer ein bestimmtes Format, ein bestimmtes Feld oder eine Aussage zur Reisefähigkeit braucht, sagen Sie das zu Beginn der Sprechstunde, damit es im Dokument berücksichtigt werden kann.
Die Einreichung
- Lesen Sie vor dem Einreichen den medizinischen Abschnitt Ihrer Police, damit Sie Meldefrist und Ausschlüsse kennen.
- Sammeln Sie Attest, detaillierten Beleg, Apothekenbeleg und Zahlungsnachweis an einem Ort.
- Fotografieren oder scannen Sie alles an dem Tag, an dem Sie es erhalten, solange Sie es in der Hand haben und es lesbar ist.
- Füllen Sie das Formular des Versicherers aus — die meisten haben inzwischen ein Onlineportal — und hängen Sie die Unterlagen an.
- Bewahren Sie die Originale auf, bis der Fall abgeschlossen ist, und nicht nur bis zur Heimreise.
Eine Anmerkung zu den Erwartungen: Über eine Erstattung entscheidet Ihr Versicherer nach Ihrer Police, und niemand sonst kann ein Ergebnis zusagen. Gerade bei Telemedizin fällt die Deckung von Gesellschaft zu Gesellschaft unterschiedlich aus. Was Sie steuern, ist, dass die Akte vollständig, lesbar, englischsprachig und fristgerecht ist.
Warum sich Erstattungen verzögern
Die meisten abgelehnten oder verzögerten Anträge scheitern an der Form und nicht an der Sache. Die Muster wiederholen sich und sind vermeidbar.
- Ein Beleg nur mit Gesamtsumme und ohne Aufschlüsselung, während der Versicherer sehen will, wofür berechnet wurde.
- Japanischsprachige Unterlagen, die eine Übersetzungsaufforderung und Wochen Verzögerung auslösen.
- Ein Name, der im medizinischen Dokument anders geschrieben ist als in Police oder Reisepass.
- Kein Zahlungsnachweis: Der Beleg zeigt einen Betrag, aber nichts zeigt, dass Sie ihn beglichen haben.
- Eine Meldung, nachdem die Frist der Police abgelaufen war.
- Eine Vorerkrankung, die beim Abschluss der Police nicht angegeben wurde.
Fast alles davon ist am selben Tag billig zu verhindern und von zu Hause aus teuer zu reparieren. Prüfen Sie vor Ende der Sprechstunde, wie Ihr Name in jedem Dokument geschrieben ist, und fotografieren Sie alles sofort.
Wenn es größer wird
Der obige Ablauf gilt für gewöhnliche ambulante Versorgung. Wenn Sie aufgenommen werden, einen Eingriff brauchen, Flüge umbuchen müssen oder ein Rücktransport in Frage kommt, halten Sie inne und rufen Sie zuerst die Notrufnummer Ihres Versicherers an. Solche Fälle werden meist direkt zwischen Versicherer und Krankenhaus geregelt statt über Erstattung, und das im Nachhinein zu organisieren ist deutlich schwerer als im Moment selbst.
Speichern Sie die Notrufnummer so, dass Sie ohne Computer drankommen: in den Kontakten des Handys und auf Papier. Das ist die eine Angabe Ihrer Police, die es verdient, offline vorzuliegen.
Deckt meine Reiseversicherung eine Online-Sprechstunde?
Das hängt von Ihrer Police ab — Telemedizin wird von Versicherer zu Versicherer unterschiedlich behandelt. Lesen Sie die Bedingungen oder fragen Sie vor der Buchung nach, wenn es Ihnen wichtig ist.
Zahle ich zuerst und reiche später ein, oder zahlt der Versicherer die Klinik?
Für gewöhnliche ambulante Versorgung in Japan zahlen Sie in der Regel vor Ort und beantragen danach die Erstattung. Direktabrechnung gilt meist für stationäre Aufenthalte, die über die Notrufnummer des Versicherers organisiert werden.
Was, wenn mein Beleg auf Japanisch ist?
Versicherer können eine Übersetzung verlangen, was Zeit kostet. Von vornherein englischsprachige Unterlagen sparen diesen Schritt: Fragen Sie in der Sprechstunde danach und nicht danach.
Wie viel Zeit habe ich für die Einreichung?
Das legt Ihre Police fest, und die Fristen unterscheiden sich. Prüfen Sie den medizinischen Abschnitt der Bedingungen und melden Sie es früh.
Kann ich auch die Medikamentenkosten einreichen?
Medikamente sind in der Regel erstattungsfähig, wenn die Police die Behandlung deckt, sie werden aber getrennt in der Apotheke berechnet und quittiert — heben Sie diesen Beleg also neben dem Sprechstundenbeleg auf, statt anzunehmen, ein einziges Dokument decke beides ab.
Soll ich meinen Versicherer vor oder nach der Behandlung anrufen?
Vorher, wenn die Lage größer wird: eine Krankenhausaufnahme, ein Eingriff, eine Flugumbuchung oder alles, was einen Rücktransport bedeuten könnte. Bei einer gewöhnlichen ambulanten Sprechstunde genügt meist eine Meldung danach innerhalb der Frist Ihrer Police.
